Ya hablé aquí sobre Gobernanza. Ese tema de cómo debe organizar la casa, quién decide qué y con qué ritmo. Es básicamente el Control de su operación, de su estrategia, de quién manda y cómo manda. Ahora bien, hay otro término que aparece con frecuencia, que mucha gente confunde, pero que es muy importante: el Compliance.
Y aquí, amigos, no hay término medio. Mucha gente que conozco cree que tener un Consejo de Administración con varios personajes importantes, por sí solo, ya es tener Compliance. O que tener un montón de reglas internas publicadas en un manual de conducta es Gobernanza. Veo mucha confusión en estos temas. Y precisamente por esa confusión muchos abandonan la idea de hacer las cosas bien, porque consideran complicado entender todos estos conceptos. Veamos si puedo ayudar un poco a entender qué es cada cosa, de una forma más simple:
Gobernanza es la mirada hacia adentro. Es el control de su máquina.
Compliance es la mirada que viene de afuera. Es el control de cómo su máquina encaja en el mundo exterior.
Son distintos, pero van de la mano. Si uno falla, el otro cae junto.
Compliance en la Práctica
'Compliance' viene del inglés 'to comply'. Significa cumplir, estar al día, seguir la regla. Así de simple. Es su empresa jugando limpio, siguiendo las leyes, los reglamentos, las normas. No es un favor, es una obligación. Y quien no cumple ni debería salir a la calle a jugar al emprendedor.
No es un lujo, es por ejemplo la licencia para operar. Es tener la certeza de que sus licencias están vigentes, que sus certificados no vencieron, que no hay ninguna constancia negativa esperándolo para darle dolores de cabeza. Es entregar sus declaraciones a tiempo, y que reflejen la verdad, sin maquillaje. Es tener sus números financieros claros, sin trucos. Es enviar los reportes a los organismos correspondientes, en el momento indicado, con la información que necesitan. Sin errores. Sin demoras. Porque la demora aquí también es una forma de no estar en Compliance.
Ignorar el Compliance es firmar su propia incompetencia de gestión. Y no sirve de nada construir un imperio con la mejor Gobernanza del mundo si todo se derrumba porque se postergan las exigencias legales o no se monitorea lo que ocurre. Es la diferencia entre entender en la práctica qué es la sostenibilidad de su negocio, o ser masoquista y disfrutar tener a los inspectores encima, la amenaza de multas o, peor aún, algún día tener que cerrar las puertas.
Los Tres Pilares
Si la Gobernanza le dice los foros y ritos del control, el Compliance le muestra cómo ejercer ese Control en la práctica y sus impactos en el mundo externo. Se apoya en tres pilares que serán su blindaje:
1. Prevenir: Es lo básico. Crear reglas claras, un código de conducta directo y claro que todos entiendan y sigan. Capacitar a su equipo para que sepa qué está permitido y qué no. Mapear los riesgos, saber dónde puede surgir el problema antes de que muerda. Es evitar el inconveniente antes de que aparezca.
2. Detectar: Aun con toda la prevención, sabemos que los errores ocurren. Por eso, necesita un sistema y procesos que monitoreen todo, auditorías que revisen cada rincón y un canal de denuncias seguro donde las personas puedan hablar sin miedo. Es encontrar el error rápido, antes de que se convierta en un tsunami.
3. Responder: ¿Encontró el problema? Resuélvalo. Rápido y sin contemplaciones. Consecuencias para quien erró por negligencia, ajustes en los procesos para que no vuelva a ocurrir. Es demostrar que su empresa toma el Control en serio, que no le da palmaditas en la cabeza a nadie. La transparencia, la justicia y el rigor son elementos centrales para evitar que las cosas se conviertan en un desorden.
Tipos de Compliance
El Compliance no es una sola cosa. Sería ideal si lo fuera. Pero tiene varios frentes, cada uno con su importancia. Los más comunes y que no puede ignorar son:
• Laboral: Para no tener dolores de cabeza con sus empleados. Todo al día con la ley, sin pasivos laborales. Distinga bien qué es un prestador de servicios de quien es empleado de la empresa.
• Fiscal: Para no tener al fisco en su puerta. Impuestos, declaraciones, todo en orden con las autoridades tributarias. Establezca foros y ritos también con su contador y asegúrese de que esto se está haciendo bien.
• Ambiental: Para no manchar su nombre ni el planeta. Cumplir las leyes de medio ambiente es fundamental. Cree esa conciencia en todos los colaboradores.
• Anticorrupción: Para no meterse literalmente en problemas. Combatir el fraude y el soborno, mantener la ética en los negocios. Su reputación se lo agradecerá.
• De Datos/Privacidad: Para proteger la información de sus clientes y de su equipo. La LGPD existe para eso. Los datos son oro y deben guardarse con todas las seguridades. No crea cuando alguien dice que la LGPD es una ley más que "no se aplica" en Brasil. No lo compruebe a su costa.
Tropa de Élite
En este juego, elegir con quién juega es todo. Los contadores y abogados no son solo para emitir comprobantes o apagar incendios. Son sus guardianes. Sus ojos y oídos en medio de la selva de leyes y reglamentos. Son ellos quienes ven el riesgo antes, quienes entienden la letra pequeña de la ley, quienes garantizan que cada paso de su empresa esté en el camino correcto.
Contar con los mejores es tener un blindaje. Es ver a sus competidores ahogándose en burocracia y multas mientras usted navega tranquilo. Es poder enfocarse en lo que realmente importa: innovar, crecer y ganar dinero. Porque su retaguardia está protegida. La sostenibilidad de un negocio no es solo ganancia. Es tener la certeza de que mañana seguirá en pie, y esa certeza viene del Compliance y de a quién elige para luchar a su lado. No cometa el error de contratar a los peores al menor precio.
El Compliance que Funciona
No basta con saber qué es el Compliance. Hay que hacerlo, y hacerlo bien. Aquí van algunas buenas prácticas que separan a los grandes de los pequeños en el mundo de los negocios:
• Invierta en Capacitación: Su equipo es su primera línea de defensa. Todos deben saber qué está permitido y qué no. La capacitación no es un costo, es un blindaje. Es minimizar riesgos y prevenir dolores de cabeza. La frase "pero yo no sabía" no puede existir en su operación.
• Responsable de Turno: Todo lo que ocurre en su empresa necesita tener uno o varios responsables. La responsabilización va de la mano con la responsabilidad. No pueden ser dos cosas separadas. El peso y el beneficio de todo lo que sucede deben estar bien definidos. ¿A quién corresponde el mérito o el demérito por ello?
• Monitoree Todo: Transacciones, operaciones, cada paso. Auditorías, sistemas de rastreo. El entorno donde todos saben que están siendo monitoreados cierra la puerta a la creatividad delictiva. Así de simple.
• Piense como el Enemigo: Al momento de crear sus controles, sea creativo. Piense como un estafador, o como su colaborador más distraído del mundo. Explore todas las posibilidades de error y fraude. Y cree contramedidas para evitar que el perjuicio ocurra. La anticipación es todo.
• Tenga Respuestas Listas: No espere a que la crisis llegue a su puerta para saber qué hacer. Tenga un plan. Sepa cómo comportarse y cómo comunicarse. La comunicación institucional y corporativa, en esos momentos, es lo que puede salvar o hundir su negocio. Es la diferencia entre la continuidad y el fin del camino. ¿Quién cuida hoy su reputación? ¿Qué profesional de Relaciones Públicas contrató?
Al final, el Compliance no es un gasto. Es una inversión en su tranquilidad y en la longevidad de su negocio.
"Si cree que el compliance es caro, intente no tenerlo."
Paul McNulty, ex Procurador General de Justicia de los EUA
El juego es ese. No hay razón para quejarse, porque las reglas son claras. Y quien juega bien no sale de la cancha.
Artículo originalmente publicado en GazzConecta.
